Como trabajar mejor con documentos

mayo 22, 2012 at 2:10 pm Deja un comentario

Normalmente cuando genero un documento que debo entregar a uno de mis clientes, digamos una propuesta, tengo que integrar información que me entrega el área de consultoría y el área de desarrollo y validar montos con mi jefe. Cuando termino la propuesta se la entrego a mi cliente,  él la revisa, y casi siempre entramos en un proceso de afinación y revisión hasta tener una versión aceptada por ambos.

Antes, mandaba la propuesta por correo electrónico, el cual es un excelente medio de comunicación que todo mundo utiliza ya que es muy fácil de usar, y puedes enviar  documentos y comentarios al mismo tiempo. Lo que convertía el correo en el medio por excelencia para generar, completar, revisar y entregar documentos.

La verdad es que yo no soy muy organizada, por lo cual, frecuentemente olvido tomar la última versión del documento y guardarla en un directorio de mi computadora.. Entonces, tenía un grave problema cuando quería recuperar un documento que le había entregado a un cliente, o cuando quería reutilizarlo para generar una nueva propuesta.

Alguna vez, con toda la pena del mundo tuve que pedir el documento a mi cliente. Otras veces tenia que revisar todos los emails para ver porque había cambiado un documento o cual había sido el acuerdo. Perdía horas buscando los correos o de plano tenía que suponer algunas cosas, ya que el correo nunca aparecía.

Ahora, en lugar de enviar múltiples correos electrónicos, lo único que hago es crear un grupo de trabajo y compartir una carpeta con mi cliente a través de Vedocs,  nuestro servicio en la nube para almacenar y compartir documentos. Con este pequeño cambio evité perder documentos valiosos para mi empresa y para mi. Los comentarios que mi cliente y yo  hacemos sobre el documentos se quedan en un solo lugar y si quiero saber que ha cambiado con el documento me regreso a las versiones anteriores.

Cuando necesito o quiero reutilizar un documento lo busco utilizando palabras clave, ya que Vedocs busca en el contenido y no nada más en el titulo del documento. Con esta facilidad  no pierdo tiempo y puedo entregar mi trabajo más rápido. Otra cosa que he mejorado es  mi organización, bueno no la mía precisamente, pero si la de mis documentos, ya que se quedan en la carpeta del proyecto que creé en la carpeta de clientes.

Utilizar servicios como Vedocs hace que sea más productiva, ya que ahorro tiempo y me  organizo mejor. Algo que me pasó, es que ahora le doy un mejor servicio a mi cliente y el se da cuenta que soy organizada como persona y que estamos organizados como empresa, lo cual le da seguridad.

Sería muy interesante que tú me comentaras como trabajas con documentos en tu empresa.

Jerica Barrera es Directora Comercial de Datateam. Twitter: @jecitab, e-mail: jerica.barrera@datateam.com.mx
Post originalmente escrito en Business Bright Spots

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